Qu’entend-on par facture électronique ?

Une facture électronique est une facture qui a été soumise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée (format XML) qui permet son traitement automatique et électronique.

La facturation électronique consiste donc à automatiser de bout en bout le processus de facturation.

Le format électronique garantit un cadre sécurisé : le document dématérialisé transite jusqu’au client via une plateforme sécurisée, sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique.

Quels marchés sont concernés et à partir de quand ?

Depuis avril 2019, vous pouviez déjà adresser vos factures de manière électronique dans le cadre de vos marchés publics.

L’obligation de la facturation électronique devait être fixée par arrêté royal.

C’est chose faite depuis l’arrêté royal du 9 mars 2022 qui rend la facturation électronique obligatoire dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession.

Cet arrêté détermine les dates d’entrée en vigueur de l’e-facturation obligatoire :

• à partir du 1er novembre 2022, l’obligation est devenue effective pour les marchés publics et les concessions, dont la valeur estimée est égale ou supérieure au seuil de publicité européenne[1], publiés ou à défaut de publication dont l’invitation à déposer offre est envoyée ;
• à partir du 1er mai 2023, l’obligation sera effective pour les marchés et les concessions dont la valeur estimée est inférieure au seuil de publicité européenne mais supérieure à ou égale à 30.000 euros H.T.V.A., publiés ou à défaut de publication dont l’invitation à déposer offre est envoyée ;
• à partir du 1er novembre 2023, l’obligation entrera en vigueur pour les marchés et concessions dont la valeur estimée est inférieure à 30.000 euros htva, publiés ou à défaut de publication dont l’invitation à déposer offre est envoyée.

Gardez à l’esprit que les délais de facturation propres à votre marché ne changent pas.

La transmission des factures de manière électronique n’est pas rendue obligatoire pour les marchés dont la valeur estimée est inférieure ou égale à 3.000 euros htva (montant fixé par l’arrêté royal du 9 mars 2022), que ce soit pour les marchés dans les secteurs classiques et spéciaux, pour les contrats de concessions ou pour marchés dans les domaines de la défense et de la sécurité.

Les pouvoirs publics restent libres d’adopter des mesures plus strictes en matière de facturation électronique, par exemple en rendant la facturation électronique applicable aux marchés en principe exclus du champ d’application de l’arrêté royal.

Il est impératif de toujours vous référer aux documents de votre marché.

Vous êtes peut-être déjà familiarisés avec ce mode de facturation. En effet, bon nombre de logiciels standards de comptabilité et de facturation intègrent l’envoi de factures électroniques.

Si ce n’est pas encore le cas, sachez que les logiciels vendus actuellement comprennent d’office cette fonctionnalité, au même titre qu’une voiture neuve bénéficie automatiquement de la direction assistée.

L’envoi d’une facture électronique peut donc se faire directement depuis un logiciel de facturation, s’il est connecté à un point d’accès du réseau européen PEPPOL[2] .

Elle est alors transmise directement aux autorités belges qui la récupèrent ensuite via la Plateforme nommée Mercurius[3].

En l’absence de logiciel de facturation, il est aussi possible de transmettre une facture électronique en la saisissant manuellement sur le portail Mercurius : https://digital.belgium.be/e-invoicing/MercuriusLogin.html?language=FR

… et enfin

 Soyez prêts, car les factures envoyées sous un autre format (papier, e-mail, etc.) ne seront plus traitées par le pouvoir public à partir du moment où la facturation électronique est rendue obligatoire.

Clémentine CANARD – Juriste clementine.canard@hainaut.be

Emmanuel NACHEZ – Resp. service aux entreprises emmanuel.nachez@hainaut.be

[1] Seuils de publicité européenne – secteurs classiques : fournitures et services à partir de 215.000€ HTVA – travaux à partir de 5.382.000€ HTVA

[2] PEPPOL est l’abréviation de Pan-European Public Procurement On-Line. C’est la solution européenne de gestion du transfert des données de façon standardisée entre les différents partenaires et les différents logiciels comptables.

[3] Mercurius est la plateforme belge qui réceptionne les factures adressées aux entités publiques belges et les met à disposition de leurs destinataires. Mercurius permet également aux fournisseurs de visualiser le flux de factures entrant et sortant. Il s’agit dans ce cas d’un réel outil statistique.