Les sociétés encourent de plus en plus de frais de déplacement en Belgique et à l’étranger, que ce soit dans le cadre du développement de leurs activités ou encore, afin de mener à bien une mission qui leur a été confiée par un client. Le traitement TVA réservé aux frais de voyage (i.e. le transport aérien, ferroviaire, par route, le logement, les restaurants, la location de véhicule, etc.) peut être à l’origine d’un casse-tête lorsqu’il s’agit de les comptabiliser dans la déclaration à la TVA ou encore, de les refacturer

L’origine de la complexité

La complexité de la comptabilisation des frais de voyage réside dans le fait que les différentes prestations dont se compose un voyage sont visées respectivement par une règle particulière de territorialité qui tend à localiser et, partant, à taxer la prestation à l’endroit où elle a matériellement lieu.
Le tableau synoptique résume les règles de localisation applicables aux différentes prestations qu’une société expose généralement à l’étranger lors d’un voyage d’affaires.

Il s’ensuit que ces prestations, lors- qu’elles sont encourues en dehors de la Belgique mais dans l’Union européenne, sont grevées d’une TVA étrangère. Se pose alors la question de sa- voir s’il y a lieu ou non de comptabiliser ces frais hors TVA étrangère ou TVA comprise dans la déclaration à la TVA (voy. ci-après).

Cette complexité s’accroît davantage dans la mesure où ces différents frais sont destinés à être refacturés à un tiers. Se pose alors la question de sa- voir s’il convient de facturer ces frais en y ajoutant la TVA de l’Etat membre ou du pays dans lequel la prestation a été consommée (voy. ci-après).

Comptabilisation des frais de déplacement qui ne font pas l’objet d’une refacturation

 Lorsqu’une société belge envoie son personnel à l’étranger (i.e. dans un autre Etat membre de l’Union européenne) afin d’assister à une bourse, elle expose différents frais nécessaires à cette fin.
Ces différentes prestations seront, par application des règles de localisation résumées dans le tableau ci-avant, facturées par les prestataires étrangers avec la TVA locale.
Cette TVA étrangère est susceptible de faire l’objet d’une restitution par l’intermédiaire d’une demande de remboursement de la TVA étrangère à initier par le portail “Intervat”, communément appelée “VAT refund”. Cette restitution ne sera, bien entendu, accordée que pour autant que ces dépenses ne soient pas visées par une limitation prévue par la législation TVA de l’Etat membre en cause, les frais d’hôtel et de restaurant étant des prestations généralement visées par de telles limitations.
La question de savoir si lesdits frais doivent être comptabilisés TVAC ou HTVA dépendra de l’intention de la société de demander la restitution de la TVA étrangère via le “VAT refund”. Ain- si, ces prestations doivent être comptabilisées HTVA dans la mesure où la société belge obtient la restitution des montants de TVA encourus à l’étranger. Dans le cas contraire, il s’agira de les comptabiliser TVAC. Quoi qu’il en soit, ces prestations doivent figurer en grille 82 de la déclaration belge à la TVA. Enfin, si de telles prestations sont en- courues en dehors de l’Union européenne, il conviendrait de se renseigner dans le pays en cause si une procédure particulière prévoit la restitution des taxes locales encourues. En fonction de l’existence ou non d’une telle procédure et du recouvrement ou non desdites taxes, il conviendrait de les reprendre hors taxes ou toutes taxes comprises, en grille 82 de la déclaration à la TVA.

Comment traiter la refacturation de frais de déplacement au regard de la TVA?

Deux cas de figure peuvent se présenter:

1. Les frais sont refacturés en dehors de la réalisation d’une prestation de services.Cela peut être le cas, lorsque deux sociétés partenaires/liées participent à la même manifestation qui à lieu à l’étranger et que, par facilité, une so- ciété paie l’ensemble des frais encou- rus sur place et refacture par la suite la partie des dépenses qui incombent à l’autre société.
   Dans ce cas de figure, il y a lieu d’ap- pliquer distinctement le traitement TVA applicable à chacune des prestations faisant l’objet d’une refacturation.
   Si ces prestations sont exposées dans un autre Etat membre, la refactura- tion en tant que telle de celles-ci, en- traînera dans le chef de la société qui refacture, en principe, l’obligation de s’identifier à la TVA dans cet autre Etat membre, s’agissant de prestations qui, conformément aux règles de localisation résumées dans le tableau ci-avant, rendent la TVA due dans l’Etat membre d’exécution matérielle.
   Dans l’hypothèse où de tels frais sont exposés dans un pays tiers à l’Union européenne, il conviendrait de consul- ter la législation fiscale de ce pays afin d’identifier et de cerner les éventuelles obligations qui pourraient y être impo- sées.
   Ainsi une refacturation qui, à première analyse, semble anodine peut emporter des obligations déclaratives relativement importantes au regard de la TVA, engendrant une charge administrative relativement conséquente dans le chef de la société qui refacture (i.e. identification à la TVA étrangère, tenue d’une comptabilité spécifique, radiation du numéro de TVA à l’issue de la refacturation).
2. Les frais sont refacturés dans le cadre de la réalisation d’une prestation de services pour le compte d’un  compte client.
   Ce cas de figure vise, entre autres, la situation où une société (par ex. un consultant, une société de déménagement) est chargée de réaliser une mission pour le compte d’une autre société (i.e. le client), impliquant des déplacements à l’étranger. Les frais de déplacement exposés dans le cadre de la réalisation de la mission sont ensuite refacturés, le plus souvent au marc le franc, au client bénéficiaire du service.
   Lorsque les frais de déplacement sont indispensables à la réalisation d’une prestation dite principale, de sorte qu’ils constituent l’accessoire de l’opération, ils partagent le traitement TVA réservé à la prestation principale.

Au regard de la TVA, la refacturation de ces frais ne constitue, dans ce contexte, non pas une fin en soi pour le client, mais uniquement un moyen pour bénéficier dans les meilleures conditions de la prestation principale.
De la sorte, si la prestation principale est visée par la règle générale de localisation des prestations de services (i.e. règle visée à l’article 21, §2 CTVA – article 44 directive 2006/112/CE), la refacturation des frais encourus à l’étranger, que ce soit dans l’Union européenne ou en dehors, suivra le traitement TVA ré- servé à la prestation principale et ce, indépendamment du fait que ces frais soient facturés distinctement ou non de la prestation principale.
Ainsi, si une prestation de consultance est réalisée par une société belge au bénéfice d’une autre société belge, les frais de déplacement exposés à l’étranger dans ce cadre devront faire l’objet d’une facturation avec application de la TVA belge au titre de prestation accessoire.